Klachtenregeling Academie Haptonomie
Klachtenreglement
Academie van Haptonomie Doorn
Eerste versie: 17 juni 2020
Recente versie: vastgesteld op 8 september 2025
Dit reglement is gebaseerd op de in hoofdlijnen vastgestelde procedure in de bestuursvergadering van 15 april 20220
Het bevoegd gezag van de Stichting Academie voor Haptonomie stelt de volgende Klachtenregeling vast:
ARTIKEL 1 - IN DEZE REGELING WORDT VERSTAAN ONDER:
1. Instelling: Academie voor Haptonomie Doorn;
2. Bevoegd gezag: het bestuur van de Academie;
3. Melder: een (ex-) student, deelnemer, (een lid van) het personeel, (een lid van) de directie, (een lid van de ingehuurde) docenten of een anderszins functioneel bij de Academie betrokken persoon of orgaan;
4. Verweerder: (een lid van) het personeel, (een lid van ) de directie, (een lid van de ingehuurde) docenten, het bevoegd gezag of een anderszins functioneel bij de instelling betrokken persoon of orgaan tegen wie een ongenoegen wordt geuit of een klacht is ingediend;
5. Ongenoegen: een uiting betreffende een situatie, gedraging of beslissing welke als niet juist, niet correct of niet rechtvaardig wordt ervaren of beleefd;
6. Klacht: klacht over (nagelaten) gedragingen en beslissingen van de Verweerder.
ARTIKEL 2 - AFHANDELING VAN ONGENOEGEN EN KLACHTEN
1. Het proces van afhandeling van ongenoegen en klachten heeft drie fases:
a. ongenoegen melden
b. interne behandeling van ongenoegen en klachten
c. externe afhandeling van de klacht in beroep
2. Een melder is gehouden de volgorde in fasen onder lid 1a, 1b en 1c, van deze klachtenregeling te volgen.
3. Een melder heeft altijd toegang tot de externe vertrouwenspersoon door wie melder zich desgewenst kan laten ondersteunen.
4. De inzet van een vertrouwenspersoon kan veel onbedoelde escalatie voorkomen en genoegdoening bij melder bewerkstelligen. Daarom wordt dringend geadviseerd van de diensten van de vertrouwenspersoon gebruik te maken, zeker wanneer artikel 2.6 van toepassing is.
5. Indien ten aanzien van hetzelfde ongenoegen of klacht (dezelfde casus) zowel melder als verweerder zich melden bij de vertrouwenspersoon, dan zal door deze laatste een andere tweede vertrouwenspersoon worden ingeschakeld respectievelijk naar worden verwezen
6. Indien het ongenoegen ongewenste omgangsvormen en integriteit betreft, zal de directie na overleg met het bestuur de behandeling direct door een externe klachtencommissie plaats laten vinden. Dit zal ook op aanraden van de vertrouwenspersoon kunnen plaatsvinden en/of gemeld door het bestuur van de Academie. Onderstaande klachtenregeling is dan niet van toepassing.
7. Er zijn verschillende vertrouwenspersonen te weten:
a. Voor medewerkers in dienst van de instelling is er een vertrouwenspersoon bij de Arbodienst van de instelling.
b. Voor andere melders, niet zijnde medewerkers in dienst van de instelling, is er een aparte externe
vertrouwenspersoon.
Vertrouwenspersonen hebben een contract met de instelling en hanteren een eigen beroepscode. Vertrouwenspersonen werken vertrouwelijk en delen geen informatie met anderen tenzij dit expliciet met betrokkene is afgesproken.
8. De vertrouwenspersoon
a. Het bevoegd gezag van de Academie heeft een externe vertrouwenspersoon benoemd.
b. De vertrouwenspersoon gaat na of de klacht door bemiddeling kan worden opgelost.
c. De vertrouwenspersoon kan de klager begeleiden bij het indienen van de klacht als de melder daarom
verzoekt.
d. De vertrouwenspersoon informeert de melder over instanties en instellingen die de melder behulpzaam
kunnen zijn bij het oplossen van problemen die samenhangen met de klacht en begeleidt de melder zo
nodig bij het leggen van het contact.
e. De vertrouwenspersoon kan het bevoegd gezag gevraagd en ongevraagd adviseren indien signalen die
hem bereiken daar aanleiding toe geven.
f. De vertrouwenspersoon brengt jaarlijks aan het bevoegd gezag schriftelijk verslag uit van zijn
werkzaamheden.
ARTIKEL 3 - ONGENOEGEN MELDEN EN BESPREKEN
Afhandeling door direct betrokkenen
Persoonlijk contact
1. Een persoon die ongenoegen ervaart, neemt eerst contact op met de direct betrokkene over wie het ongenoegen gaat, meldt en bespreekt het ongenoegen, tenzij de aard van het ongenoegen zich daartegen verzet.
2. De direct betrokkenen zoeken naar oplossing(en) voor het ongenoegen.
3. Indien het persoonlijk contact niet tot een oplossing leidt, legt de betreffende persoon (de melder) diens ongenoegen ter oplossing voor aan de directeur of diens vervanger.
Afhandeling intern
4. De directie of diens vervanger voert gesprekken met melder en betrokken persoon over het ongenoegen.
5. Doel is het zoeken naar een constructieve oplossing van het ongenoegen welke door melder naar voren is gebracht.
6. Om tot een oplossing te komen zal eerst een analyse van het ongenoegen gedaan worden waarbij feiten en omstandigheden worden verzameld.
7. Directie stelt uiterlijk binnen vier weken oplossing voor aan melder (en verweerder als deze bij de afhandeling van het ongenoegen betrokken is, mede afhankelijk van het geuite ongenoegen).
8. Indien melder en indien van toepassing betrokkene zich kan/kunnen vinden/akkoord is met oplossing, wordt oplossing in gang gezet en worden eventuele maatregelen genomen.
9. Met wederzijds akkoord wordt de melding afgesloten en ontvangen en melder en eventueel betrokkene dit schriftelijk van de directie.
10. Indien voorgestelde oplossing voor melder niet of onvoldoende is en het ongenoegen niet wordt opgelost, kan melder een klacht over het ongenoegen indienen, als bedoeld in artikel 5.
11. Melder wordt door directie (opnieuw) gewezen op mogelijkheid tot benaderen van de externe vertrouwenspersoon. Ook de betrokkene over wie de melding gaat, wordt hiervan door de directie hierop gewezen.
Klacht indienen
Behandeling op bestuursniveau door interne klachtcommissie.
ARTIKEL 4 - SAMENSTELLING INTERNE KLACHTENCOMMISSIE
1. Het bevoegd gezag van de Academie heeft een interne klachtencommissie ingesteld.
2. De interne Klachtencommissie bestaat uit:
a. een bestuurslid van de Academie tevens voorzitter van de interne klachtencommissie,
b. een ex-docent van de Academie,
c. een ex-student van de Academie.
3. Contactpersoon voor de klager is de voorzitter van de klachtencommissie.
4. De klachten commissie opereert zelfstandig en onafhankelijk en voert haar werkzaamheden professioneel uit.
a. Indien nodig of gewenst kan de klachtencommissie een externe notulist inschakelen voor het vastleggen van
de besprekingen in kader van een klachtbehandeling.
5. Ieder lid van de klachtencommissie heeft een maximale zittingstermijn van vier jaar, met de mogelijkheid van verlenging met één extra termijn eveneens van vier jaar. Gekozen wordt om dakpansgewijs te vervangen op basis van senioriteit. Afgesproken is dat de eerste termijn verloopt op 1 juli 2027.
6. De klager en/of verweerder kunnen bezwaar maken tegen een lid van klachtencommissie. Dit bezwaar dient met inhoudelijke redenen te worden onderbouwd. De klachtencommissie besluit zelf of dit bezwaar gegrond is. Wordt het bezwaar gegrond geacht dan zal de commissie voorzien in een vervangend lid.
(Er wordt zorggedragen voor een aantal kandidaten die kunnen vervangen wanneer wenselijk.)
ARTIKEL 5 - HET INDIENEN VAN DE KLACHT
1. De klager kan een klacht indienen bij de Interne Klachtencommissie van de instelling, de Academie voor Haptonomie.
2. Het klaagschrift bevat tenminste:
a. De naam en adres van klager
b. De naam van verweerder
c. Een omschrijving van de klacht en de datum /periode waarop de klacht betrekking heeft
d. Afschrift van de op de klacht betrekking hebbende stukken
e. De dagtekening
3. De klacht dient binnen maximaal één jaar na de gedraging of beslissing te worden ingediend, tenzij de klachtencommissie anders beslist.
4. Een klacht wordt door de klachtencommissie niet ontvankelijk verklaard, wanneer de melder niet voldoet aan het gestelde onder artikel 1 lid c. én/of wanneer de indiening van de klacht niet voldoet aan de vereisten zoals gesteld onder artikel 5 lid 2 en lid 3.
5. De klager kan zich bij het indienen en bij de behandeling van de klacht laten bijstaan door een gemachtigde.
6. Postadres interne klachtencommissie: Interne Klachtencommissie Academie voor Haptonomie,
Jan Ligthartlaan 1, 3941 BG Doorn.
7. Elke binnen gekomen enveloppe welke gericht is aan de Interne klachtencommissie, wordt ongeopend en per direct doorgezonden aan de voorzitter van de klachtencommissie.
8. Van de binnenkomst van de enveloppe wordt vastgelegd de datum en de datum waarop deze is doorgezonden aan de voorzitter van de klachtencommissie.
ARTIKEL 6 - BEHANDELING VAN DE KLACHT DOOR DE INTERNE KLACHTENCOMMISSIE
1. De Klachtencommissie meldt aan melder en aan verweerder:
a. de ontvangst van de schriftelijke klacht
b. welke stappen (inclusief termijnen) het gaat zetten om de klacht af te handelen.
2. De klachtencommissie bestudeert de omschreven klacht, de gevolgde procedure en alle stukken welke tot dan toe in de procedure op de klacht betrekking hebben. Verder kan de klachtencommissie nadere informatie verzamelen.
3. De klacht zal door de interne klachtencommissie worden doorgestuurd aan verweerder. De verweerder wordt verzocht om binnen twee weken, na het verzoek van de Interne Klachtencommissie, een verweerschrift te sturen aan deze commissie. Met in achtneming van de privacy wetgeving
4. Na ontvangst van het verweer bepaalt de voorzitter van de interne klachtencommissie (in overleg met de leden van de commissie) of een gesprek met klager en verweerder noodzakelijk/wenselijk is, voordat er een uitspraak gedaan wordt.
5. De interne klachtencommissie, kan naar eigen inzicht één of meerdere externe deskundigen om advies vragen. De interne klachtencommissie doet uiterlijk binnen zes weken na ontvangst van het verweerschrift een gemotiveerde uitspraak over de ingediende klacht en het verweer.
6. De uitspraak van de interne klachtencommissie wordt schriftelijk aan klager en aan verweerder gestuurd.
7. Kan klager en verweerder zich vinden in de uitspraak van de klachtencommissie, dan worden afspraken zo nodig geeffectueerd en is de klacht afgehandeld.
8. Als de uitspraak door de Klachtencommissie naar het oordeel van de klager en/of verweerder niet tot een bevredigende uitspraak cq oplossing heeft geleid, kan de klager en/of verweerder in beroep gaan bij de externe klachtencommissie van de instelling.
9. Dit beroep dient binnen twee maanden na de uitspraak door de Klachtencommissie te worden aangetekend bij de externe Klachtencommissie.
ARTIKEL 7 - BEHANDELING DOOR EXTERNE KLACHTENCOMMISSIE
1. Het bestuur van de Academie heeft een externe klachtencommissie voor het behandelen van klachten in beroep.
2. De Academie maakt bij onder artikel 2-1 C gestelde situatie gebruik van een externe klachtencommissie van bureau Schubad en Bezemer te Rotterdam.
3. Het Bevoegd Gezag van de Academie conformeert zich aan de procedures en voorwaarden van deze externe klachtencommissie.
4. De uitspraak van de externe klachtencommissie is - voor alle partijen - bindend. Een tweede beroep is derhalve niet mogelijk.
5. Afspraken en bindende adviezen worden geeffectueerd.
6. Dossier wordt aangevuld en afgesloten.
ARTIKEL 8 - INFORMATIE OVER DE KLACHTENREGELING
Het bevoegd gezag zorgt ervoor dat de klachtenregeling, het adres van de klachtencommissie en de bereikbaarheid van de contactpersoon en de vertrouwenspersoon voldoende bekend zijn door deze in ieder geval te publiceren in de algemene informatiegids en op de website van de instelling.
ARTIKEL 9 - INFORMATIEVERSTREKKING AAN DE KLACHTENCOMMISSIE
Personeelsleden in dienst van het bevoegd gezag zijn verplicht door de Klachtencommissie gevraagde informatie te verstrekken en omtrent het verzoek daartoe en de informatieverstrekking vertrouwelijkheid in acht te nemen. Deze verplichtingen gelden ook voor bevoegd gezag.
ARTIKEL 10 - GEGEVENSBESCHERMING
Op de verwerking van gegevens is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Uitvoeringswet) van toepassing.
ARTIKEL 11 - VERTROUWELIJKHEID
1. Iedereen die bij het indienen en behandelen van het ongenoegen dan wel een klacht betrokken is, is verplicht vertrouwelijkheid in acht te nemen.
2. De verplichting blijft bestaan, ook als betrokkene niet meer onder de werking van de klachtenregeling valt.
ARTIKEL 12 - ONVOORZIENE OMSTANDIGHEDEN
In situaties waarin deze regeling niet voorziet, beslist de voorzitter van de interne klachtencommissie. De voorzitter werkt in overleg met de leden van de interne klachtencommissie en is uiteindelijk verantwoordelijk voor de genomen besluiten.
ARTIKEL 13 - VASTSTELLING EN WIJZIGING
Dit reglement wordt vastgesteld door het Bevoegd Gezag en kan worden gewijzigd door het Bevoegd Gezag.
ARTIKEL 14 - INWERKINGTREDING
Dit reglement is in werking getreden op 1 september 2020 en wordt door bevoegd gezag iedere twee jaar geëvalueerd. Aangepaste versie dateert van 8 september 2025.
Jaarlijks (in het eerste kwartaal) komt de interne klachtencommissie bijeen om te evalueren en zo nodig het Bevoegd Gezag van advies te dienen ten aanzien van deze klachtenregeling. Tevens vindt er verslaglegging naar bestuur over het afgelopen kalender jaar plaats.
Wil je het klachtenreglement graag als document ontvangen, dan kun je dit opvragen:
